Cuidado con lo que delegas: riesgos invisibles de la descoordinación postvacacional

Septiembre llega siempre con dos certezas: el armario (todavía) lleno de ropa veraniega y bandejas de entrada que pueden dar vértigo. Pero lejos de centrarnos en el famoso síndrome postvacacional, en este punto del año a veces conviene más revisar si hemos dejado nuestras labores en las mejores manos. 

Las prisas por dejar todo listo y -por qué no decirlo- las ganas de quitarse un peso de encima, a veces nos llevan a repartir las tareas al vuelo. Sin embargo, delegar sin brújula puede abrir grietas invisibles que, muchas veces, se convierten en problemas legales, financieros o de reputación.

Exploramos el posible impacto del caos postvacacional en equipos y negocios, y determinamos qué riesgos se esconden tras una mala coordinación. Comprobarás que, con el respaldo adecuado, septiembre nunca más será un campo minado. 

El caos postvacacional: ¿cuál es su origen?

Pedidos que no llegan, nadie recuerda quién debe renovar aquel contrato, el cliente pregunta por un proyecto y recibe dos respuestas distintas o un acceso compartido se queda sin control y alguien borra un archivo crítico. Si estas situaciones te resuenan y son habituales entre tus equipos de trabajo cada vez que llega septiembre, probablemente sea el momento de revisar los procesos para que no vuelva a ocurrir.

Esta situación, conocida como caos postvacacional, suele tener tres causas principales (aunque, como siempre insistimos, dependerá del tipo de empresa y actividad):

1. Falta de un correcto traspaso antes de vacaciones: no es justo pedir a tus empleados que adelanten el trabajo antes de las vacaciones, pero sí es importante que hagan un traspaso correcto de información para que los procesos clave no se queden en el aire.
2. Vacíos de comunicación. Está bien que los equipos funcionen a medio gas, pero no es adecuado que la información llegue incompleta. Es preferible explicar que algunas gestiones tardarán más de la cuenta debido a la temporada vacacional que dejar las comunicaciones en silencio.
3. Prisa por ponerse al día. Es decir, no prestar atención suficiente a lo que ha ocurrido mientras estamos fuera, de modo que se toman decisiones rápidas, a veces sin verificar datos o responsabilidades.

Los riesgos invisibles de delegar mal

No existe ningún problema en delegar (de hecho, es una buena forma de medir el pulso del equipo, los objetivos comunes y el compañerismo). El problema está en delegar sin orden, sin contexto y sin respaldo. Cuando esto ocurre, se pueden llegar a producir muchos de estos riesgos:

• Errores legales: un contrato que caduca sin renovar, un incumplimiento normativo, una firma que se retrasa… La normativa no entiende de vacaciones y, la mayoría de las veces, las sanciones tampoco.

• Pérdida de datos: archivos borrados, accesos compartidos sin control, becarios que manejan información sensible o datos indebidos enviados al destinatario equivocado. En definitiva, brechas de seguridad que pueden poner en entredicho la credibilidad de la empresa.

• Impacto reputacional: un cliente detecta fallos en el servicio y nadie es capaz de solucionar su problema (bien porque muchos empleados están de vacaciones o, simplemente, porque la persona que se ha quedado a cargo no da abasto). Es fundamental recordar que la reputación se construye a fuego lento… pero, también, que se puede perder con una mala gestión en cuestión de segundos.

• Riesgos financieros: penalizaciones por incumplimientos, pagos duplicados o errores de facturación derivados de la falta de control. Si la temporada vacacional está ocasionando más sobrecostes de lo planteado, sin duda ha llegado el momento de buscar soluciones.

Cómo delegar sin dejar grietas: tres momentos clave

Delegar no significa soltar, sino pasar el testigo con instrucciones claras y facilitando el trabajo lo máximo posible a quienes se encargarán de cubrirnos. Para esto, es fundamental tener claros tres momentos clave: 

Antes de irnos

Dedica un tiempo a documentar los procesos, aunque sea a través de guías breves que se pueden ir editando cada vez que salgas de vacaciones. Por otro lado, define responsables claros para cada tarea, recopila los accesos necesarios y los contactos que van a necesitar por si ocurre algo inusual. Asimismo, lo ideal es cerrar los asuntos pendientes más críticos en lugar de dejarlos en el aire, justo para que al volver no haya más sorpresas de la cuenta.

Al volver

En vez de confiar todo a correos electrónicos, realiza una reunión de seguimiento y alineamiento. Además, es recomendable hacer hincapié en las tareas críticas (contratos, plazos, clientes sensibles) a través de un calendario concreto y dedicar un rato a priorizar: no todo lo urgente es realmente importante.

De forma continuada

Durante todo el año conviene mantener protocolos de acceso y seguridad (evitando, por ejemplo, contraseñas compartidas sin control). También es crucial fomentar una cultura de comunicación transparente y documentada, y apoyarse en herramientas colaborativas que reduzcan la dependencia de una sola persona. 

En vez de contratar becarios para que te sustituyan durante las vacaciones, crea programas de formación a largo plazo para que se empapen con el espíritu y los objetivos de tu organización. Y, por supuesto, mantén al día la información referente a los procesos, que son útiles ante cualquier tipo de ausencia (como pueden ser bajas repentinas, enfermedades y otras causas que no sean de carácter vacacional). 

El respaldo que marca la diferencia

La realidad es que, por mucho checklist y por muy buena coordinación que haya, las empresas siempre van a estar sujetas a riesgos y errores. Es ahí donde contar con un respaldo asegurador marca la diferencia, como ya experimentan los múltiples clientes que confían en Hiscox. 

Para estos casos, las diferentes coberturas que ofrece la compañía se pueden adaptar a la perfección a problemas habituales del caos postvacacional. Por ejemplo, responsabilidad por errores profesionales que generen perjuicios a un cliente, consecuencias legales de incumplimientos involuntarios, incidencias derivadas de la gestión de datos o ciberataques y más.

En definitiva, un escudo legal y financiero para los imprevistos que se puedan cruzar en el camino. Para que puedas tomar decisiones y delegar con la tranquilidad de tener siempre una red de seguridad detrás.