1. Denuncia de irregularidades: exprese sus preocupaciones (Whistleblowing)

La política de denuncia de irregularidades de Hiscox compromete a la organización a garantizar que una persona no sufrirá represalias ni trato perjudicial como resultado de plantear una preocupación genuina sobre malos tratos o malas prácticas. Esta política garantiza que las partes interesadas, tanto internas como externas, se sientan capaces de plantear sus preocupaciones con confianza y sin temor a un trato injusto.

1.1 ¿Quién puede notificar un problema?

La denuncia de irregularidades se produce cuando una persona revela información sobre un peligro, un riesgo, una mala práctica o una irregularidad, o facilita determinados tipos de información, normalmente sobre prácticas ilegales o deshonestas dentro de una organización. Un denunciante es una persona que plantea una cuestión genuina relacionada con una denuncia.

La política de denuncia de irregularidades se aplicará a todos los que obtengan información sobre infracciones, lo que incluye (pero no se limita a) las personas que se enumeran a continuación:

  • Todos los empleados actuales y anteriores de Hiscox

  • Solicitantes de empleo de Hiscox o cuyo contrato de trabajo no haya comenzado

  • Directivos

  • Contratistas, subcontratistas, sus miembros de dirección y sus empleados

  • Voluntarios, becarios o personas en prácticas 

  • Trabajadores ocasionales

  • Proveedores y trabajadores de agencia

  • Accionistas y miembros de los órganos no ejecutivos de administración, gestión o supervisión. 

1.2 ¿Qué se puede notificar?

A continuación, figura una lista no exhaustiva de asuntos que podrían considerarse denuncias:

  • delitos penales

  • fraude o mala conducta

  • mala gestión financiera

  • cuestiones de salud y seguridad

  • no investigar las denuncias de acoso o agresión de un empleado contra otro

  • incumplimiento de las obligaciones legales

  • soborno, corrupción o delitos financieros

  • incumplimiento de las obligaciones reglamentarias

  • incumplimiento de las políticas y procedimientos internos

  • comportamiento que pueda perjudicar la reputación o el bienestar financiero de Hiscox

  • la ocultación deliberada de lo anterior

  • amenaza para el interés público o violación de la legislación


 

 

  1. Canal de denuncias interno y canal de denuncias externo a través del Commissariat aux Assurances (CAA) o del canal local del país

 

Las denuncias pueden plantearse a través de distintos canales internos y externos.

2.1 Informar a través de canales internos 

Para que nuestro canal interno cumpla con las medidas anteriores, seguirá estando disponible para los miembros del personal a través de los canales descritos en la Política y Procedimientos disponibles en la intranet (La Galería).

Los canales que se indican a continuación están a disposición de todas las personas que cumplan los requisitos:

Por la Web, vía: https://www.safecall.co.uk/report/

Servicio de llamadas: el servicio Safecall está disponible 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año a través del número que se indica a continuación y le permite hablar con alguien en el idioma que prefiera (consulte el siguiente enlace para ver los números de teléfono internacionales gratuitos)  https://www.safecall.co.uk/en/file-a-report/telephone-numbers/)

Por correo electrónico: [email protected]

Por correo ordinario a la siguiente dirección: C. de Miguel Ángel, 11, 4°, 28010 Madrid, España; attn Compliance/Roshni Patel

En persona: Las preocupaciones también pueden comunicarse en persona. Si esta es su preferencia, háganoslo saber por uno de los canales arriba indicados. 

Si solicita una reunión en persona, esta podrá, bajo previo consentimiento suyo, documentarse mediante (I) la grabación de la conversación de forma duradera y recuperable o (II) la elaboración de un acta precisa de la reunión por parte de los miembros encargados de tramitar su informe. También le ofrecemos la oportunidad de comprobar, corregir y aprobar el acta de la reunión firmándolo.

Las denuncias pueden realizarse de forma anónima si se prefiere y se hará todo lo posible por preservar la confidencialidad del denunciante. La identidad del denunciante o de terceros implicados solo se revelará en circunstancias en las que sea inevitable por ley (por ejemplo, debido a la obligación de Hiscox de informar a las autoridades si los hechos pueden constituir un delito o falta).

 

Medidas contra las represalias y la confidencialidad

Hiscox no permitirá ningún tipo de represalia o acoso contra un denunciante o cualquier persona relacionada que colabore en una investigación debido a su implicación en un informe y/o investigación. Esto también se aplica en los casos en que una investigación no confirma las alegaciones presentadas.

Sus datos serán tratados de manera confidencial. Esta confidencialidad también se aplica a cualquier otra información de la que pueda deducirse directa o indirectamente la identidad del informador. Tomamos las medidas adecuadas para tratar con cuidado toda la información recibida y salvaguardar los intereses de todos los implicados. Todos los datos proporcionados se procesarán de acuerdo con la normativa aplicable sobre protección de datos y nuestra declaración de privacidad. Para más información sobre nuestra declaración de privacidad, visite nuestra página web: https://www.hiscox.es/informacion-sobre-proteccion-de-datos 

 

Seguimiento

Cuando envíe un informe, recibirá un acuse de recibo en un plazo de siete días. 

Le animamos a que nos facilite un dato de contacto (como su nombre y/o una dirección de correo electrónico) cuando envíe una denuncia. Así podremos ponernos en contacto con usted para cualquier pregunta de seguimiento. No obstante, si prefiere permanecer en el anonimato, respetaremos su decisión y su caso se seguirá investigando. 

La respuesta se proporcionará en un plazo razonable que no excederá de tres meses a partir del acuse de recibo.

2.2 Informar a través de un canal externo

Las alertas de denuncia de irregularidades pueden comunicarse independientemente al Commissariat aux Assurances (CAA) por cualquier infracción de las leyes y reglamentos luxemburgueses aplicables.

Encontrará instrucciones detalladas sobre cómo informar en la página web del CAA a través del siguiente enlace: https://www.caa.lu/fr/whistleblowing.

También existen canales externos a través de los reguladores pertinentes de los demás países europeos en los que opera HSA, incluida España: https://www.sededgsfp.gob.es/es/Paginas/Procedimiento.aspx?pr=54

Se recomienda a todos los denunciantes que utilicen primero nuestro procedimiento de alerta interna a través de los canales descritos anteriormente antes de ponerse en contacto con el CAA o con las autoridades españolas para una denuncia externa.