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El mes de abril marca el inicio de una de las temporadas más estresantes dentro del ámbito de la asesoría. Al igual que los organizadores de eventos experimentan su punto álgido de ajetreo durante la primavera y los hosteleros en Navidad, los próximos meses prometen ser una carrera de fondo repleta de borradores, requerimientos y números imposibles para los consultores.
Con la Campaña de la Renta se inicia un período de fidelización, pero también de alta presión debido al manejo de datos sensibles, plazos limitados y agotamiento. De hecho, la fatiga acumulada tras revisar cientos de borradores suele multiplicar las posibilidades de cometer errores manuales o de omitir deducciones clave.
Sobrevivir a la campaña requiere un cambio de enfoque y, sobre todo, contar con una red de seguridad que nos proteja cuando las circunstancias nos exponen a errores. Exploramos algunas claves para optimizar los procesos de trabajo de asesores y consultores durante este difícil período y te contamos cómo blindar tu actividad frente a los imprevistos propios de esta Campaña de la Renta.
El triángulo de la calma: claves para optimizar los procesos
Aunque es normal automatizar el trabajo -sobre todo cuando los profesionales de la asesoría llevan años enfrentándose a la Campaña de la Renta-, los expertos coinciden en que la planificación es la clave para lidiar con este momento de actividad frenética.
Al llegar el 1 de abril la inercia del día a día suele empujar a procesar expedientes a destajo, casi siempre para intentar vaciar la bandeja de entrada lo antes posible. No obstante, para evitar que el despacho se convierta en un embudo sin control en el que todo es para ayer, es importante cambiar la improvisación por una metodología clara.
Estos tres filtros de eficiencia están diseñados para proteger los recursos más frágiles en esta época del año, el tiempo y la concentración. Además, son fáciles de implantar y, sin duda, son perfectos aliados para hacer más llevadera (y segura) esta Campaña de la Renta:
Es momento de agrupar tareas
La mente de cualquier trabajador tarda tiempo en recuperar el foco tras cada interrupción. Y esto, en la era de los correos, mensajes de Whatsapp y reuniones de status, puede agotar todas las reservas de energía. Si bien cada empleado tiene la potestad para organizar su tiempo como mejor le venga, desde la dirección se pueden implantar ciertas dinámicas para hacer más eficiente la campaña.
Se pueden agrupar ciertas tareas para momentos concretos del día. Por ejemplo, poner las que exigen más concentración durante las mañanas y las tardes para labores de gestión, como responder a correos, dudas de clientes y más. Asimismo, se pueden limitar las reuniones semanales durante la temporada que dura la campaña, lo que dejará a los trabajadores margen para centrarse y ser más productivos.
Checklist para clientes
Pocos clientes conocen a fondo las necesidades de su declaración de la Renta. Si los asesores no son claros, es posible que terminen recibiendo fotos borrosas de facturas, documentos excel repletos de erratas o visitas inesperadas a las oficinas.
La solución más sencilla es crear una checklist digital con la que solicitar todo lo necesario (algunas empresas optan por plataformas donde los clientes pueden alojar facturas, documentación y más). Asimismo, también es importante poner fechas límite e informar de que cualquier documento recibido tras ese día tendrá recargos en la factura o un procesamiento más lento.
Lidiar con clientes ‘last minute’
Todos los asesores conocen el perfil de cliente que aparece el 20 de junio con una caja de zapatos repleta de tickets. En este caso, la comunicación preventiva es crucial. Algunas herramientas para evitarlo son los correos automáticos sobre el inicio de la campaña o los sistemas de tickets para los expedientes (con avisos sobre el estado como ‘Recibido’, ‘En revisión’, ‘Pendiente de firma’, etc.).
Esto reducirá las llamadas constantes para preguntar cómo va su trámite y, por supuesto, rebajará la ansiedad del cliente, que estará informado en todo momento.
El factor humano o por qué la imprecisión es inevitable
A pesar de que los sistemas de trabajo se hayan vuelto más sofisticados, debemos aceptar que somos humanos y que es normal que nos equivoquemos. Es más, tras varias semanas analizando datos fiscales, el cerebro suele entrar en procesos de automatización y ahorro de energía.
El problema es que justo en ese momento de fatiga es cuando se escapan las deducciones, surgen los desajustes y los fallos con la presentación de modelos. Además, teniendo en cuenta que la normativa cambia con cada boletín oficial, obtenemos el caldo de cultivo perfecto para la aparición de omisiones involuntarias.
Asimismo, nos encontramos también con lo que muchos llaman como ‘paradoja del experto’. Cuanto más dominio tienen los profesionales en materia fiscal, más tienden a automatizar los procesos para ganar agilidad. Es lo que lleva a errores habituales como aplicar criterios de campañas anteriores sin tener en cuenta los nuevos cambios legislativos.
Son, en definitiva, situaciones habituales en un sector que se mueve con volúmenes de información masivos, datos sensibles, tiempos limitados y una legislación cambiante. Al fin y al cabo, aunque el asesor se implique al máximo y sea un excelente profesional, lamentablemente las posibilidades de equivocarse están a la orden del día.
Seguro RC Profesional de Hiscox, un botón de pausa mental
Por mucha metodología que se aplique y por mucho que se depuren los procesos, hay que recalcar que el riesgo cero en plena campaña no existe. Una vez aceptado esto, lo que debemos tener a mano es una red de contingencia que permita seguir operando sin miedo a los errores.
Hablamos, en este caso, del Seguro de Responsabilidad Civil Profesional de Hiscox, una cobertura diseñada para soportar el nivel de exigencia que exigen estos meses. Lo interesante de esta póliza es que funciona como un verdadero cortafuegos para la reputación y la viabilidad económica de la consultora, de modo que da la cara hasta en los escenarios más críticos de la campaña:
Protección clave para la Campaña de la Renta
¿Qué pasa si interpretas mal una norma confusa? ¿Y si el cliente olvida darte un dato clave y luego te culpa por la sanción de la AEAT? En ambos casos podrás estar tranquilo, pues este seguro cubre desde reclamaciones por imprecisiones técnicas hasta contingencias derivadas por la pérdida de documentos y fallos de confidencialidad en los datos.
Defensa jurídica
Ante posibles reclamaciones, el gasto económico de buscar defensa jurídica puede ser muy elevado. Con este seguro, serán los expertos legales que proporciona Hiscox los que gestionarán cualquier conflicto desde el primer minuto. Podrás seguir trabajando y sacando adelante la campaña, a la vez que ellos se encargan de proteger tus intereses.
Más que una póliza, un socio
Un seguro de RC Profesional de calidad, como el que ofrece Hiscox, permite a los asesores sentarse frente a la pantalla sabiendo que un simple despiste no va a poner en entredicho el patrimonio del negocio. En meses de tanta tensión, es una herramienta estupenda para lidiar contra el estrés.
