La importancia de la confidencialidad en el lugar de trabajo

La confidencialidad en el lugar de trabajo es la regla número uno en el libro de las buenas prácticas del mundo empresarial. En un solo día un empleado puede tratar todo tipo de información, desde los datos de contacto de un cliente hasta información financiera sobre la propia empresa. Sin un acuerdo de confidencialidad y unos procedimientos de seguridad existirá el riesgo de que se produzca una violación de datos.

Cómo evitar una violación de información confidencial en el lugar de trabajo

Yahoo fue víctima de la mayor vulneración de datos de la historia en 2013 y 2014, cuando dos grupos diferentes de hackers robaron información personal de 3.000 millones de usuarios. Estos robos de datos se dieron a conocer unos años después justo cuando la empresa estaba en plena negociación para su venta a Verizon en 2016, una de las consecuencias fue que su precio descendió hasta los 350 millones de dólares.

Proteger la información empresarial, ya sean datos personales y privados, o propiedad intelectual, puede plantear varios desafíos. Un primer paso podría ser cifrar archivos y bases de datos con contraseñas y limitar el acceso a estos.

Si hablamos de una posible filtración de información no debemos olvidarnos de que también existe riesgo en una simple conversación. Si bien puede parecer que el sentido común nos lleva a no compartir documentos privados con terceros, es muy fácil que los trabajadores compartan información confidencial en conversaciones informales o incluso en las redes sociales.

Todos los que formamos parte de una compañía somos un riesgo potencial para la misma, por lo que para limitar las posibles violaciones de datos es aconsejable agregar un acuerdo de confidencialidad en todos los contratos de trabajo.

Consecuencias de una violación de la confidencialidad

La violación puede producirse intencionalmente o por un descuido, pero en cualquiera de los casos podría acarrear graves consecuencias.

Como empleado, las consecuencias de romper los acuerdos de confidencialidad podrían provocar el despido, y en casos más graves incluso derivar en una demanda civil, si un tercero involucrado decide presentar cargos por las consecuencias de la violación.

Como empresa, una violación de la confidencialidad podría conllevar pagos por compensación o acciones legales. Además, si se hiciera público este hecho también se vería afectada la reputación de la entidad, y consecuentemente sus relaciones con stakeholders, así como con clientes actuales y potenciales.

Permanecer en el lado correcto de la ley

La información de terceros está protegida por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), por lo que cualquier empresa que use datos personales se compromete a gestionar esta información de manera legal, transparente y segura.

El incumplimiento de estas leyes y regulaciones conlleva multas y acciones legales. Quizá el caso más conocido es el de Facebook: durante septiembre de 2018, una brecha de seguridad de la red de Zuckerberg expuso información de más de 90 millones de cuentas y ahora Facebook se enfrenta a una multa que podría alcanzar los 1.400 millones de euros.

No dejemos que casos como el de Facebook eclipse la otra realidad, y es que cualquier compañía, independientemente de su tamaño y actividad, puede sufrir una violación de confidencialidad con consecuencias devastadoras, por lo que es fundamental contar con procedimientos para protegernos. Cifrar datos, agregar acuerdos de confidencialidad a sus contratos de trabajo y ofrecer sensibilización, capacitación y entrenamiento adecuado a los empleados reducirá el riesgo. Y, en caso de que suceda lo peor, un seguro de responsabilidad profesional y una cobertura de seguridad cibernética ayudarán a disminuir el impacto en nuestro negocio y nos dará la tranquilidad de estar cubiertos.

 

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